Opis systemu SkiBooking.pl

System SkiBooking.pl jest przeznaczony do obsługi rezerwacji w wypożyczalni nart biegowych. System umożliwia umieszczenie na stronie WWW wypożyczalni guzika uruchamiającego formularz rezerwacyjny przeznaczony dla klientów, może też być używany przez pracowników wypożyczalni.

Kontroli podlega dostępność butów, nart i kijków. Klient wypełnia formularz podając swój wzrost, wagę i numer buta a system dobiera mu odpowiedni typ butów oraz narty i kijki w odpowiedniej długości. Można też skonfigurować system tak, aby klient mógł sam wybrać typ butów, nart i kijków. Także przy takiej konfiguracji klient może pozostawić dobranie sprzętu systemowi.

System ma w konfiguracji nart i butów zanotowany system wiązań i pilnuje, aby w wypożyczonym komplecie sprzęt pasował do siebie.

System rezerwuje także czas niezbędny na konserwację (np. suszenie, smarowanie) sprzętu po każdej rezerwacji, rozróżniając, czy jest to rezerwacja długa (wielodniowa) czy krótka (godzinowa).

Jeśli w wybranej przez klienta porze rezerwacji sprzęt niezbędny dla klienta jest niedostępny system potrafi zaproponować klientowi nieco większe buty albo nieco inne godziny rezerwacji.

System składa się z następujących modułów:

• Moduł rezerwacji przez Internet
• Moduł powiadomień mailowych i SMS
• Moduł administratora

Moduł rezerwacji przez Internet

Ten moduł jest osadzany na stronie klienta – wypożyczalni nart. Do strony należy dodać niewielki kod HTML – guzik wywołujący „nad” stroną wypożyczalni okno rezerwacji oraz rozpoznający wywołania rezerwacji do edycji i pozwalający na jej edycję (także jakby wewnątrz strony wypożyczalni). Głównym zadaniem modułu jest umożliwienie klientowi wprowadzenia rezerwacji (w tym rezerwacji grupowej) na sprzęt. W razie braku dostępności wskazanego sprzętu w określonym przez klienta terminie system zaproponuje dostępne rozwiązania alternatywne – przesunięcie godzin, ewentualnie wymianę butów na nieco większe. Jeśli klient wskazał konkretny sprzęt (typ butów, nart, kijków), to przy odpowiedniej konfiguracji systemy propozycje zamienne mogą dotyczyć także wymiany tego wskazanego typu sprzętu na inny, również odpowiedni dla tego klienta.

W takcie wprowadzanie przez klienta rezerwacji system prowadzi z nim swoisty „dialog” dotyczący wybieranych przez niego warunków rezerwacji, który może być wykorzystywana w pewnym zakresie do marketingu.

Po ostatecznym zatwierdzeniu formularza rezerwacja trafia do systemu a klient ma pewność, że jego rezerwacja może być obsłużona przez wypożyczalnię.

Klient w mailu potwierdzającym rezerwację otrzymuje link do rezerwacji (będzie to link do strony wypożyczalni – klient nigdy nie będzie kierowany na strony SkiBooking.pl), dzięki któremu może:

• zmienić rezerwację (wrócić do edycji, zmienić ją i ponownie zatwierdzić)
• anulować rezerwację (oczywiście tylko przed terminem jej rozpoczęcia)
• skopiować rezerwację i edytować ją jako nową, z wstępnie przygotowaną listą uczestników i ich parametrami (a także wybranym dla nich typem sprzętu).

Moduł powiadomień mailowych i SMS

System może wysyłać maile/wiadomości SMS w następujących sytuacjach:

• Mail do klienta oraz wypożyczalni – potwierdzenie rezerwacji
• Mail do klienta oraz wypożyczalni – potwierdzenie zmiany rezerwacji
• Mail do klienta oraz wypożyczalni – potwierdzenie anulowania rezerwacji
• Mail do wypożyczalni o odmowie rezerwacji wedle specyfikacji klienta ewentualnie z listą złożonych propozycji alternatywnych (kiedy klient jest kierowany na stronę propozycji alternatywnych)
• Mail/SMS do klienta w razie zmiany/anulowania rezerwacji przez administratora wypożyczalni (z modułu administratora)
• SMS do wypożyczalni w razie zmiany/dodania/anulowania rezerwacji na „dziś”
• Mail do wypożyczalni z listą rezerwacji na dziś (generowany wcześnie rano).
• Okresowy mail do wypożyczalni z aktualnym stanem rezerwacji przyszłych (w postaci pliku CSV)
• Okresowy mail do wypożyczalni z listą klientów

Uwagi:

• Wysyłka maili następuje przy pomocy konta SMTP wypożyczalni - niezbędne jest posiadanie swojego konta mailowego i skonfigurowanie jego parametrów w systemie.
• Wysyłka SMS następuje przy pomocy konta na platformie SMSAPI.pl – utrzymanie tego konta jest w gestii wypożyczalni, w systemie należy skonfigurować dostęp do tego konta.

Moduł administratora

Moduł administratora umożliwia właścicielowi konfigurowanie swoich wypożyczalni oraz śledzenie napływających rezerwacji. Dostępny jest na stronie SkiBooking.pl.

Najważniejsze elementy konfiguracji wypożyczalni:

• Zasoby sprzętowe wypożyczalni:
  • Typy i rozmiary butów (wraz z informacją o typie wiązań) oraz liczba dostępnych par każdego typu i czas obsługi serwisowej (suszenia) po rezerwacjach krótkich (godzinowych) i osobno dla rezerwacji długich (wielodniowych),
  • Typy i rozmiary nart (wraz z informacją o typie wiązań) oraz liczba dostępnych par każdego typu i czasy obsługi po rezerwacji,
  • Typy i rozmiary kijków oraz liczba dostępnych par każdego typu oraz czasy obsługi po rezerwacji,
  • Tabelę rozmiarów butów proponowanych zamiast wybranego rozmiaru,
  • Tabele przeliczania wzrostu/wagi na odpowiednie typy nart i kijków;
• Data otwarcia i data zamknięcia sezonu (może ich nie być – system przyjmie rezerwację choćby na lipiec 2015);
• Godziny otwarcia w zależności od dnia tygodnia – możliwe wprowadzenie wielu okresów (np. inne godziny otwarcia w okresie 2013-10-01..2013-12-31, a inne w okresie 2014-01-01..2013-05-01;
• Godziny otwarcia dla dni nietypowych – np. 25.12 jest zamknięte, 26.12 – od 11:00 do 20:00;
• Komunikaty „marketingowe” do wyświetlanie zależne od wybranej przez klienta daty;
• Kwant czasu używany w systemie (np. 15 minut oznacza, że dopuszczalne godziny rezerwacji to 9:00, 9:15, 9:30, 9:45 itd.);
• Maksymalna liczba osób w jednej rezerwacji;
• Dopuszczalne czasy krótkich rezerwacji (zwrot w tym samym dniu, w minutach);
• Dopuszczalne czasy długich rezerwacji (liczone w dniach);
• Dopuszczalne zakresy wzrostu i wagi
• Komunikaty systemu dla różnych zdarzeń (automatycznych akcji formularza, np. jeśli system musi skrócić rezerwację po zmianie przez klienta godziny wypożyczenia, aby zwrot nastąpił w godzinach pracy wypożyczalni).

Poza konfiguracją w Module Administratora można będzie przeglądać, edytować, anulować rezerwacje, przeglądać dostępność butów, nart i kijków, oglądać statystyki wykorzystania sprzętu, przeglądać listę klientów, exportować rezerwacje, dane klientów, dostępność sprzętu do Excela (CSV).